Facturer sans lettre de voiture signée : les risques, et comment ne plus courir après

C’est la fin du mois. La tournée est faite, les clients sont livrés, mais il manque trois lettres de voiture signées. Et sans elles, la facture attend.

Peut-on facturer sans la lettre de voiture signée ?

En pratique, ce qui bloque la facture, c’est rarement la loi : c’est votre client. Beaucoup de donneurs d’ordre exigent la copie signée par le destinataire avant de payer, parce que c’est leur preuve que la marchandise est arrivée.

Autrement dit, la facture part, mais le paiement ne suit pas. Et une facture contestée ou mise de côté, c’est de la trésorerie en moins le mois suivant.

Pourquoi la signature du destinataire compte autant

La lettre de voiture prouve le contrat de transport et la livraison. La signature du destinataire, avec ou sans réserves, dit dans quel état la marchandise a été reçue.

En transport national, elle protège aussi le transporteur. Pour une avarie ou une perte partielle, le destinataire dispose de trois jours après la réception, jours fériés non compris, pour envoyer une protestation motivée par lettre recommandée ou acte extrajudiciaire (article L133-3 du Code de commerce). Sans cette protestation dans ces formes, son action contre le transporteur est en principe éteinte, sauf demande d’expertise dans le même délai, réserves précises acceptées par le transporteur, ou fraude.

Une lettre de voiture signée sans réserves, et aucune protestation dans les trois jours : c’est le dossier le plus solide qu’un transporteur puisse avoir. Une lettre de voiture perdue, c’est l’inverse : votre parole contre celle du client. Et quand le destinataire écrit des réserves précises sur la lettre de voiture, lisez-les : elles peuvent valoir protestation.

En transport international, c’est la Convention CMR qui s’applique, avec ses propres règles de réserves et de délais.

Ce que coûte vraiment une lettre de voiture manquante

• Du temps : appeler le chauffeur, le client, parfois retourner chercher le document.
• De la trésorerie : la facture part en retard, ou part et reste impayée.
• Un litige plus difficile : sans le document signé, prouver la livraison et l’état de la marchandise devient compliqué.

Comment ne plus courir après les lettres de voiture

Avec le papier, quelques règles simples limitent la casse :

• Faire signer à chaque livraison, sans exception, et faire écrire les réserves sur place.
• Faire rapporter les exemplaires chaque jour plutôt qu’en fin de semaine.
• Pointer chaque soir les livraisons du jour et les lettres de voiture rentrées.
• Demander une fois pour toutes à chaque client s’il accepte un scan ou un PDF à la place de l’original.

La lettre de voiture électronique supprime le problème à la racine : elle est signée sur le téléphone du chauffeur au moment de la livraison, et elle est dans votre liste dès la signature. Plus rien à récupérer, plus rien à déchiffrer.

Vos questions

Puis-je envoyer ma facture avec une lettre de voiture scannée ?

Oui, si votre client l’accepte. Joindre l’original papier est en général une exigence de votre client, prévue ou non dans votre contrat. Posez-lui la question une fois pour toutes.

Le destinataire refuse de signer : que faire ?

Le chauffeur note sur la lettre de voiture le refus, l’heure et le motif donné, puis vous prévenez votre donneur d’ordre le jour même. Plus l’information arrive tôt, plus le litige se règle vite.

Combien de temps le destinataire a-t-il pour contester une avarie ?

En transport national, trois jours après la réception, jours fériés non compris, par lettre recommandée ou acte extrajudiciaire, pour une avarie ou une perte partielle (article L133-3 du Code de commerce). Passé ce délai, sans protestation motivée dans ces formes, son action contre le transporteur est en principe éteinte, sauf demande d’expertise dans le même délai, réserves précises acceptées par le transporteur, ou fraude.

Une lettre de voiture électronique suffit-elle pour facturer ?

La lettre de voiture électronique est reconnue en France. Comme pour le scan, c’est votre client qui décide s’il accepte un PDF signé à la place de l’original papier : vérifiez-le avec lui avant de changer.